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公檢法檔案數(shù)字化方案

2015年11月最高人民法院下發(fā)《關(guān)于推進(jìn)人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》，要求地方各級(jí)人民法院加快推進(jìn)庫(kù)藏檔案數(shù)字化工作，其中各中基層人民法院于2017年底前完成全部檔案的數(shù)字化掃描工作。

檔案是審判工作的基本工具，傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式不利于信息的快速、多向流動(dòng)，也不便復(fù)制，同時(shí)紙張損壞、遺失等問(wèn)題也時(shí)常發(fā)生。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更穩(wěn)定、更方便，更有利于長(zhǎng)期保存和提供利用。因此法院審判工作的信息化必然要求檔案的信息化。

現(xiàn)實(shí)工作中，基層法院案件卷宗保存情況復(fù)雜、年度跨度大、種類(lèi)繁多、保密性要求高、案件卷宗數(shù)量龐大、檔案部門(mén)級(jí)別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，不能起到對(duì)檔案信息化的規(guī)范作用。

檔案信息化掃描形式主要分兩種自行掃描和外包掃描，對(duì)比如下：

自行掃描的特點(diǎn)：

（1）經(jīng)費(fèi)投入少。僅需支出人工工資和購(gòu)置掃描設(shè)備經(jīng)費(fèi)，比較容易實(shí)現(xiàn)。

（2）安全性、保密性高。由于是本單位員工，對(duì)檔案的安全和保密有較好的覺(jué)悟，無(wú)需過(guò)多擔(dān)心檔案泄秘問(wèn)題。

（3）質(zhì)量不高。本單位員工沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化培訓(xùn)和訓(xùn)練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數(shù)據(jù)有可能會(huì)錯(cuò)誤。

（4）效率較低。本單位員工實(shí)行固定工資制，沒(méi)有工作積極性，工作效率可能不高。專(zhuān)業(yè)要求高，加之法院活多人少、工作量大。

外包掃描的特點(diǎn)：

（1）管理嚴(yán)、效率高。專(zhuān)業(yè)掃描公司對(duì)數(shù)字化人員有著一套嚴(yán)格的管理制度，如保密制度、安全措施、質(zhì)量控制制度等，根據(jù)任務(wù)量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發(fā)揮；

（2）圖像質(zhì)量高。掃描人員熟悉各項(xiàng)數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠迅速地通過(guò)去污、去雜質(zhì)、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標(biāo)準(zhǔn)；

（3）員工水平高。專(zhuān)業(yè)掃描人員經(jīng)過(guò)保密知識(shí)、檔案知識(shí)的培訓(xùn)，在工作中磨練了技能，操作水平較高；

（4）安全性：對(duì)紙質(zhì)檔案的安全，傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來(lái)的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開(kāi)發(fā)等各項(xiàng)工作，都可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，大大減少對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案實(shí)體的安全。

數(shù)字化加工保密安全，在數(shù)字化加工階段，規(guī)范員工保密意識(shí)，作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)杜絕電子類(lèi)的存儲(chǔ)設(shè)備，全程攝像監(jiān)控，保證作業(yè)中檔案信息安全，如有問(wèn)題有據(jù)可尋。

綜上，采用數(shù)字化外包的形式，由有資質(zhì)、懂業(yè)務(wù)、高效率的專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行數(shù)字化加工，更有利于訴訟檔案數(shù)字化工作迅速高效完成。

李經(jīng)理

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