（一）人事檔案整理的三大原則
1、服從人事工作需要的原則
人事檔案整理，必須圍繞人事工作來開展，適應(yīng)人事工作的發(fā)展變化。在檔案中，那些反映干部和職工基本面貌和能力素質(zhì)、成長經(jīng)歷、職務(wù)變動等德、能、勤、績、廉方面的材料，是考察、識別、選用干部和職工工資晉級、退休等的重要依據(jù)，這些材料必須齊全、完整、真實、規(guī)范，絕不允許檔案中出現(xiàn)涂改造假，錯裝材料、缺頁少張的現(xiàn)象。
2、注重整理檔案內(nèi)容的原則
干部職工人事檔案的內(nèi)容是人事檔案工作的核心，也是人事檔案工作的價值所在。齊全、完整、真實、規(guī)范的檔案材料能夠比較全面、客觀地反映政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技能、工作實績等方面的情況。
3、嚴(yán)格要求與立足實際相結(jié)合的原則
首先要嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)，同時要注意從實際出發(fā)，對存在的問題具體分析，對主要材料、近期材料必須嚴(yán)格要求，缺少的必須補齊，填寫不規(guī)范、手續(xù)不完整的要重新填寫、補全手續(xù)。
我們在整理檔案時，還要注意對歷史和前人的勞動的尊重，充分利用以前的整理基礎(chǔ)。這樣可以提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率。
（二）整理內(nèi)容
檔案管理的主要內(nèi)容包括：逐卷整理——登記分析——補充完善——整理歸檔，其中補充完善檔案材料是工作量最大、難度最大的一個工作環(huán)節(jié)。
逐卷整理，就是整理檔案中所存放的材料是否屬于同一人，尤其看是否存在同名同姓但不同一人的檔案材料。其次看是否有涂改檔案內(nèi)容，使有關(guān)信息發(fā)生變動的現(xiàn)象，尤其是關(guān)于黨齡、年齡、工齡和學(xué)歷及獎懲信息是否有涂改。第三檢查檔案中是否存在有不真實的檔案材料，對這類問題除了檔案材料本身記載的內(nèi)容、辦理手續(xù)、來源渠道分析外，還要從某一材料或檔案中相關(guān)材料的記載進行分析。
登記分析，對審查中出現(xiàn)的問題分類進行登記工作是后期補充完善檔案材料的前提和依據(jù)。
補充完善，對檔案中缺少的檔案材料，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同可分別采取補充收集、復(fù)制和重新制作填寫等三個處理辦法，對手續(xù)不完備的檔案材料，能夠補充的信息要都要注明復(fù)制、補制標(biāo)識和復(fù)制補制時間。
整理歸檔，在對干部職工人事檔案分類裝訂、加工整理等方面，主要關(guān)注加工整理的檔案材料是否影響到檔案的利用，以及有無明顯錯誤和不符合規(guī)定的地方，及時歸檔，避免形成積壓。在完成補充完善檔案材料和歸檔工作后，應(yīng)對檔案進行一次復(fù)核，避免遺漏問題。
（三）方法步驟
1、鑒別
是對準(zhǔn)備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價值，確定其是否屬于歸檔范圍，是否符合歸檔要求。鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對經(jīng)過鑒別不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。
2、分類
按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。
第一類，履歷材料。
包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。主要有：1988年、1999年兩版履歷表，填寫要規(guī)范，前后一致，培訓(xùn)兩個月以上的填寫，需在四類中有材料，還要有屬于履歷性質(zhì)的登記表，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸此類。
第二類，自傳材料，報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。
自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。一些以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。第二類中新增加了報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。
第三類：考察、考核、鑒定材料、審計材料。
包括人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行調(diào)查、評價的材料，具體有：定期考核材料，年度考核登記表每年需歸檔，援青、援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)、學(xué)校、黨校學(xué)習(xí)純屬鑒定不帶成績的各類鑒定（帶成績的歸在第4類中）；調(diào)任時審計材料；后備干部登記表。
第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。
包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。其中：
1、學(xué)歷學(xué)位材料：高中畢業(yè)登記表，中專畢業(yè)生登記表；普通高等教育、成人教育、自學(xué)考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學(xué)考試各科成績表，研究生推薦免試登記表，專家推薦表、畢業(yè)生登記表，授予學(xué)位的材料，畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件，黨校學(xué)歷證明。歸二級分類的1類中。
2、職業(yè)（任職）資格材料：職業(yè)資格考試合格人員登記表或職業(yè)（任職）資格證書復(fù)印件；評聘專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料；專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料，歸二級分類2類中。
3、反映個人科研學(xué)術(shù)水平的材料；主要是科研單位和院校，歸二級分類3類中。
4、培訓(xùn)材料：為其兩個月以上的學(xué)員培訓(xùn)（學(xué)習(xí)、進修）登記表、考核登記表、結(jié)業(yè)登記表等材料（培訓(xùn)學(xué)習(xí)時間明確為兩個月以上）歸二級分類4類中。
第五類：政審材料。
更改或認(rèn)定改名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。“三齡一歷”認(rèn)定材料了歸在第五類。
第六類：黨、團組織建議工作中形成的材料。
包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。
第七類：表彰獎勵材料。
包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料，此次統(tǒng)一規(guī)定作為獎勵材料，歸第七類。
第八類：涉法違紀(jì)材料。
第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派會議形成的材料。
包括干部職務(wù)變化、工資待遇、出國（境）等材料，以及各種代表會議代表登記表等材料。注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)（單位）工作人員登記表》統(tǒng)一規(guī)定歸在第九類。
第十類：健康檢查和處理工傷事故材料，治喪材料，干部人事檔案報送、審核工作材料；學(xué)生報到證等其他材料。
主要包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體疾病的體檢表；工傷致殘診斷書；確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明，視作交費年限登記表等材料也歸入此類。
3、排序
排序是指將每類別的材料按其時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)存聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法：
⑴按材料形成的時間排序。適用于干部人事檔案材料第一二三四七九十類材料。第四九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。
⑵按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。適用于第五六八類材料。其中，第五八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)、結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交代材料等。第六類材料，入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前，入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后順序排序。
每一類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。中組部最新的頁碼編寫方法為：凡有圖文的頁面，每面作一頁，有封面的材料從封面開始編寫，空白紙（托裱）不計頁數(shù)。復(fù)制件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。
4、編目
編目的具體要求是：
⑴、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆，檔案目錄不能粘貼涂改。
⑵、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。
⑶、“序號”填寫材料類號和排列序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字“一”至“十”，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。
⑷、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬訂題目。擬訂或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。
⑸、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準(zhǔn)。時間填寫要盡量規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。
⑹、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。
⑺、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表、復(fù)制件等。
⑻、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。特別是第三四九類等，不能在同一頁中填寫其他類別材料的條目。
5、技術(shù)加工
對紙張破損、幅面不規(guī)則或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進行技術(shù)加工。
⑴對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。
⑵幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁，折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片、印章、圖形不到位，不橫放，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、照片、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護檔案原貌、簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。
⑶幅面過小的材料應(yīng)進行托裱，裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠的應(yīng)加邊，有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上層質(zhì)量較好的紙張。
⑷檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。
⑸每份檔案材料應(yīng)各自獨立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
6、裝訂
檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料順序與目錄相符，檔案材料應(yīng)左邊、右邊、下邊對齊，上邊基本齊。在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀，干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部姓名、籍貫、檔案編號等，書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。
（四）檔案數(shù)字化對單位的作用
1、準(zhǔn)確反映單位的成長歷程
首先聲明，不想成長的單位勿需檔案管理。檔案記錄著單位成長的點點滴滴。單位發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患單位秘密外泄
單位檔案無不涉及國家秘密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
單位做決策、出制度，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進行同比分析或信息對比，沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的單位，死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、單位文化的活標(biāo)本
很多單位搞單位文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?，殊不知，單位文化是單位成員思想意識在單位制度規(guī)范、職工行為、業(yè)務(wù)內(nèi)容等諸多方面的投射或反映。是單位員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的單位，在整理完善單位文化時，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善，單位文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合單位發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，單位文化就豐富起來了。
5、單位宣傳的資料庫
檔案管理好的單位需要進行宣傳時，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的單位，宣傳資料真實可信，對宣傳和擴大單位影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
人事部門對于在職或是退休的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理，每年補充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在單位多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。單位人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
（五）檔案數(shù)字化可實現(xiàn)的目標(biāo)
建設(shè)滿足用戶需求的檔案信息化工作，可實現(xiàn)各單位檔案收集整理的自動化、資源管理的數(shù)字化、信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)管理工作的信息化，同時建立起檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理體系，并通過對歷史資源的轉(zhuǎn)換、遷移、規(guī)范化和數(shù)字化加工實現(xiàn)檔案數(shù)字資源建設(shè)。通過檔案信息化的建立，可實現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)，具體如下：
1．實現(xiàn)檔案的自動化管理，數(shù)字化存儲，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，使檔案信息成為可共享、可充分利用的重要資源，成為公共服務(wù)體系的重要組成部分。
2．改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，將業(yè)務(wù)檔案以及文書檔案納入打檔案管理系統(tǒng)，將所有類別的檔案及電子文件進行集中管理。
3．提高檔案的調(diào)閱速度。檔案信息化系統(tǒng)建成以后，無特殊要求的檔案不再需要查閱檔案原件，只需通過計算機進行查詢，調(diào)閱更加方便、快捷，大大提高檔案利用的效率。
4．檔案管理工作更加規(guī)范化、專業(yè)化。解決傳統(tǒng)檔案管理難以實現(xiàn)的問題，如一份檔案同時多人查閱，檔案的備份與恢復(fù)，提供檔案的各類統(tǒng)計報表，到期檔案銷毀提示等。
5．建立獨立完整的檔案管理系統(tǒng)，可以無需依賴于OA系統(tǒng)就能完成所有的檔案管理工作，同時，必要時可與其他信息系統(tǒng)進行信息交互。
6．建立電子檔案庫。將案卷掃描影像以及其他電子檔案存儲管理，建立電子檔案庫，滿足內(nèi)部管理或其他相關(guān)機構(gòu)的文件共享。
建設(shè)國內(nèi)一流水平的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺和檔案信息資源總庫。
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